La documentazione utilizza i seguenti termini.
Il programma descritto in questa documentazione. Groupware è utilizzata come sinonimo nella documentazione.
Un'applicazione è un componente che fornisce alcune funzioni. Esempio: con l'applicazione Posta elettronica, è possibile inviare, ricevere e organizzare i messaggi di posta.
Gli oggetti sono creati e organizzati dall'utente. Esempi: messaggi di posta, contatti, appuntamenti, attività, documenti, file, cartelle
Un'azione eseguita dall'utente. Esempio: l'invio di un messaggio di posta elettronica, l'eliminazione di un appuntamento.
Fa riferimento all'interfaccia utente del groupware. L'interfaccia utente consiste di singoli elementi.
Gli elementi dell'interfaccia utente. Ad esempio: finestre, etichette, pulsanti.
Finestre di dialogo che offrono alcune funzioni del sistema operativo. Esempi di funzioni sono: stampa, apertura di un allegato di posta elettronica, selezione di un file. A seconda del sistema operativo installato sulla propria macchina, l'aspetto delle finestre di sistema potrebbe variare.
Una persona che lavora con il groupware. Ogni utente ha un nome utente e una password. Tutti gli utenti del groupware formano il gruppo degli utenti interni.
Contiene i dati di contatto per tutti gli utenti interni. Gli utenti possono modificare i propri dati personali nella rubrica globale.
Un utente invitato a un appuntamento o a un'attività.
Se si desidera aggiungere frequentemente le stesse persone agli appuntamenti o alle attività, è possibile creare un gruppo che consista di tali persone. Successivamente si potrà aggiungere il gruppo come partecipante anziché aggiunge le singole persone.
Diversamente dai conflitti di partecipanti, i conflitti di risorse non possono essere ignorati quando si creano appuntamenti. Se si creano appuntamenti, le risorse che sono già riservate per altri appuntamenti non possono essere aggiunte.
Se si inviano frequentemente messaggi di posta alle stesse persone, è possibile aggiungere tali persone a una lista di distribuzione. Successivamente si potrà utilizzare la lista di distribuzione come destinatario anziché aggiunge le singole persone.
Una persona che non è un utente, ma che partecipa a un appuntamento o a un'attività.
Il proprio account di posta del groupware. Questo account sarà generato automaticamente. Non è possibile eliminare questo account.
Un account di posta elettronica configurato con un altro fornitore, ad es. un account di posta di Google. Sarà possibile accedere agli account di posta esterni dall'interno del groupware.
Una conversazione di posta è un elenco dinamico di tutte le risposte successive relative a un messaggio originale. Tutti i messaggi in una conversazione di posta hanno lo stesso oggetto. Il messaggio corrente corrisponde all'ultima risposta.