Organizzare i dati

Condivisione

11.3.2. Invitare a un elemento condiviso

Per condividere i dati con determinate persone con accesso in lettura o modifica, è possibile invitare utenti interni o collaboratori esterni a un elemento condiviso. Gli utenti riceveranno un invito tramite posta elettronica. Se un collaboratore esterno accede alla condivisione, il collaboratore effettuerà automaticamente l'accesso come ospite. Sono disponibili le seguenti opzioni:

  • È possibile condividere i messaggi con utenti interni con accesso in lettura.

  • È possibile condividere rubriche, calendari e attività con gli utenti interni con accesso in lettura o modifica, con i collaboratori esterni solo con accesso in lettura.

  • È possibile condividere cartelle e file con utenti interni e collaboratori esterni con accesso in lettura o modifica.

Quando si condividono elementi, agli utenti interni o ai collaboratori esterni sono accordati alcuni permessi sui dati condivisi. Informazioni sui permessi sono disponibili in 11.2: Permessi.

Notare ciò che segue:

  • Non è possibile condividere la cartella personale Posta in arrivo. Per accordare ad altri utenti l'accesso ai propri messaggi di posta elettronica, condividere una cartella di posta posizionata sotto la cartella Posta in arrivo. Gli altri utenti devono poi sottoscrivere la cartella di posta.

  • Si dispone dei permessi amministrativi esclusivi sulla propria rubrica globale, cartelle di calendario e attività. Non è possibile accordare ad altri utenti i permessi di amministrazione per queste cartelle.

Come invitare utenti interni o collaboratori esterni a una condivisione:

  1. Selezionare l'applicazione che deve essere utilizzata condividere i dati.

    Selezionare una cartella nell'albero delle cartelle.

    Nota: selezionare una cartella per la quale si hanno i permessi per condividere. In base all'applicazione, alcune cartelle non possono essere condivise.

  2. Fare clic sull'icona Azioni delle cartelle accanto al nome della cartella. Fare clic su Permessi / Invita persone.

    Nell'applicazione File, è possibile anche fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Fare clic su Invita persone.

    Si apre la finestra per regolare i permessi.

  3. Digitare un indirizzo di posta elettronica in Aggiungi persone. Suggerimenti:

    • mentre si digita un indirizzo di posta, saranno visualizzati diversi suggerimenti corrispondenti. Per accettare un suggerimento, utilizzare uno dei seguenti metodi:

      • Utilizzare la barra di scorrimento per scorrere l'elenco. Fare clic su un suggerimento.

      • Utilizzare le frecce direzionali per selezionare un suggerimento. Premere Invio.

    • Per selezionare i contatti da un elenco, aprire la finestra Seleziona contatti. Per fare ciò, fare clic sull'icona Rubrica a destra del campo di inserimento.

    L'indirizzo di posta elettronica sarà aggiunto all'elenco come utente interno, gruppo o ospite. I permessi preimpostati saranno accordati.

    Se richiesto, digitare un messaggio.

  4. Per modificare i permessi per gli utenti interni, sono disponibili le seguenti opzioni.

    • Per modificare il ruolo di un utente, fare clic su Ruolo attuale. Selezionare una voce dal menu.

    • Per cambiare i dettagli dei permessi, fare clic su Permessi di accesso dettagliati. Selezionare un permesso dal menu.

    • Per rimuovere un permesso, fare clic sull'icona Azioni accanto al nome. Fare clic su Revoca accesso.

  5. Se non si desidera che le notifiche tramite posta degli elementi condivisi siano inviate, disabilitare Invia notifiche.

    Nota: la casella di selezione non può essere abilitata quando si invitano collaboratori esterni a un elemento condiviso.

  6. Se si condivide una cartella nell'applicazione File, è possibile trasferire i permessi della cartella a tutte le sottocartelle esistenti o di nuova creazione di questa cartella. Per fare ciò, abilitare Applica a tutte le sottocartelle.

  7. Fare clic su Salva.

Vedere anche

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